У вас есть служебный адрес электронной почты? Если да, то ваша компания, скорее всего, использует Microsoft Outlook в качестве программы по умолчанию для управления электронной почтой. Для тех из нас, кто не знаком с программой, это может оказаться сложной задачей. В этом сообщении блога будут описаны некоторые основные функции Outlook и способы их эффективного использования для повышения производительности и эффективности на работе.
Электронная почта – один из важнейших инструментов делового общения. Недавнее исследование показало, что электронную почту используют более 90% специалистов, и в ближайшие годы это число будет только расти. Однако не все почтовые клиенты одинаковы, и Microsoft Outlook позволяет пользователям легко управлять входящей почтой с помощью таких функций, как мощные функции поиска и встроенные напоминания в календаре.
Если вы ищете надежную и удобную программу электронной почты для использования в своем бизнесе, Microsoft Outlook — идеальный выбор и наша единственная рекомендация. В этом сообщении блога мы поговорим о некоторых причинах, по которым выбор Microsoft Outlook в качестве основной программы электронной почты может быть полезен для вашей компании и сотрудников.
Помимо простоты использования, Microsoft Outlook предлагает множество других функций, которые сделают его хорошим выбором для любого владельца или менеджера малого бизнеса, включая автоматическое планирование встреч на основе свободного времени в календарях каждого; отслеживание того, кто прочитал электронное письмо и когда они это сделали; возможность планировать задачи из электронных писем, не открывая несколько вкладок; и многое другое. Выбор такого мощного инструмента, как Outlook, может значительно облегчить управление вашей компанией!
Microsoft Outlook — отличный инструмент для управления вашим почтовым ящиком: он имеет множество функций, от совместного использования календаря до управления задачами. В этом посте мы поговорим о том, как можно более эффективно использовать Outlook для успешного управления электронной почтой и повышения производительности. Последняя редакция Microsoft Outlook предоставляет широкий спектр функций, которые позволяют вам легко обмениваться файлами с деловыми партнерами, совместно работать над проектами, быть в курсе новостей вашей отрасли и контролировать своих сотрудников. Помимо этих новых возможностей, открывающихся с каждым обновлением версии, еще в 1997 году были доступны некоторые полезные опции!
Оглавление
Интеграция с другими приложениями Microsoft
Огромные возможности календаря
Отслеживание электронной почты
Отправляйте сообщения с других писем быстро и легко
Фильтруйте важные сообщения прямо сейчас
Добавьте встречу или задачу одним щелчком мыши
Синхронизируйте ваши сообщения между устройствами
Используйте шаблоны для часто отправляемых сообщений
Получайте уведомления по электронной почте о конкретных событиях
Фильтруйте свои электронные письма по важности
Первый шаг — убедиться, что вы используете все функции, которые уже встроены в Outlook, такие как списки дел или планирование задач, где вы можете планировать последующие действия, не запоминая, когда они должны произойти. Вы также можете создать правила, по которым сообщения будут отправляться непосредственно в определенные папки на основе отправителя, темы или других критериев, таких как дата получения.
Когда дело доходит до планирования встреч и других мероприятий, вы можете обнаружить, что настройка всего вручную занимает слишком много времени. Именно здесь расширенный поиск может помочь вам сэкономить много времени, гарантируя при этом, что все участники проекта получают своевременные уведомления о том, что происходит. С помощью расширенного поиска вы выделяете группу сообщений электронной почты по определенным критериям, а затем создаете для них группу, и все будущие сообщения, соответствующие тем же критериям, добавляются в нее автоматически.
Когда вы имеете дело с большим количеством сообщений электронной почты, может быть сложно найти то, что вы ищете. Вот тут-то и пригодится функция расширенного поиска Outlook. Он позволяет искать электронные письма по широкому спектру критериев, включая отправителя, получателя, тему и тело сообщения.
Используя Microsoft Outlook, вы можете создать общий календарь, в котором каждый, кто участвует в конкретном проекте, может записывать все сроки, встречи и другие события, связанные с ним. Outlook также предлагает функцию группового чата, которая позволяет вам общаться со всеми участниками проекта в режиме реального времени, не покидая почтовый клиент.
Функция «Задачи» Outlook может быть чрезвычайно полезна для управления повседневными задачами. Вы можете создавать новые задачи, устанавливать сроки выполнения и напоминания и даже добавлять к ним файлы или заметки. Вы также можете назначать задачи другим людям, что отлично подходит для совместной работы.
Если вы часто отправляете одни и те же типы сообщений, шаблоны электронной почты Outlook могут сэкономить вам много времени. Вы можете создавать шаблоны как для личных, так и для деловых писем, и Outlook автоматически заполнит их правильной информацией при отправке.
Интеграция с другими приложениями Microsoft
Outlook интегрируется с несколькими другими приложениями Microsoft, включая Word, Excel и PowerPoint. Это позволяет вам легко создавать или редактировать документы и презентации прямо из Outlook. Вы также можете получить доступ к своим файлам OneDrive непосредственно из Outlook, что значительно упрощает хранение файлов в облаке.
Огромные возможности календаря
Календарь Outlook так же надежен, как и Excel, и позволяет легко отслеживать ваше расписание. Помимо просмотра встреч на день, неделю, месяц или год, вы также можете просматривать несколько календарей одновременно. Это позволяет вам с легкостью отслеживать графики членов вашей семьи или других коллег.
Отслеживание электронной почты
Если кто-то откроет электронное письмо, которое вы ему отправили, но не ответит сразу, Outlook сообщит вам, когда он прочитает ваше сообщение. Вы сможете узнать, прочитали ли они его и как долго они просматривали ваши электронные письма, не дожидаясь ответа от них!
Отправляйте сообщения с других писем быстро и легко
Вам будет очень легко находить контакты или информацию в обсуждениях, если у вас сохранено несколько сообщений от одного отправителя. Outlook автоматически группирует связанные сообщения, поэтому вам не придется копаться во всем разговоре, пытаясь найти, что кто-то сказал о чем-то конкретном.
Фильтруйте важные сообщения прямо сейчас
С помощью этой программы вы можете помечать определенные электронные письма как важные и сразу просматривать их, чтобы не забыть о них. Это отличная функция, если вам нужно отслеживать определенные вещи или вы ждете от кого-то ответа.
Добавьте встречу или задачу одним щелчком мыши
Если вам нужно добавить встречу или задачу, Outlook позволяет сделать это невероятно легко, без необходимости выполнять множество шагов. Вы также можете прикреплять файлы или ссылки к встречам и задачам, что делает их еще более полезными.
Синхронизируйте ваши сообщения между устройствами
Если вам нужно получить доступ к своим сообщениям с разных устройств, Outlook позволяет легко это сделать. Вы можете синхронизировать свои сообщения на разных устройствах, чтобы больше никогда не потерять важное электронное письмо.
Используйте шаблоны для часто отправляемых сообщений
Если вы часто отправляете одни и те же сообщения, в Outlook есть шаблоны, которые можно использовать, чтобы упростить их отправку. Вы также можете сохранить свои собственные шаблоны для использования в будущем.
Получайте уведомления по электронной почте о конкретных событиях
Outlook может уведомлять вас по электронной почте о возникновении определенных событий. Это отличный способ быть в курсе событий без необходимости постоянно проверять электронную почту.
Фильтруйте свои электронные письма по важности
Outlook позволяет фильтровать электронные письма по важности, чтобы в первую очередь сосредоточиться на самых важных сообщениях. Это отличный способ быстро просмотреть почту и убедиться, что вы не пропустите ничего важного.
Outlook — это знакомый интерфейс, а это означает, что вы найдете его простым в использовании и будете более склонны использовать программу. В папке «Входящие» Outlook сообщения отображаются в легко усваиваемом формате, с меньшим беспорядком, чем в других почтовых программах. Он также располагается поверх всех других открытых окон, поэтому всегда будет под рукой, когда он вам понадобится. Вы можете быстро искать конкретные сообщения и даже иметь доступ к некоторым командам прямо из ленточного меню вверху, поэтому вам не придется искать скрытые настройки.
Одна вещь, ради которой многие компании полагаются на Outlook, — это совместное использование календарей, сохраняя при этом доступ к ним через свои учетные записи. Таким образом, несколько человек могут войти в одну учетную запись, одновременно просматривая встречи или события для всех остальных в группе. Это отлично подходит для компаний, которым необходимо координировать встречи и другие мероприятия вместе, но не обязательно, чтобы все их сотрудники находились в одном помещении одновременно (или которым не хочется, чтобы они там находились).
Все эти функции могут быть отличными решениями для регулярного отслеживания событий, но если вы хотите настроить автоматизированный процесс, который возьмет на себя часть управления рабочими процессами в вашем бизнесе, Outlook также поможет вам в этом. Вы можете легко обмениваться календарями с разными командами внутри вашей организации, чтобы все были в курсе событий, когда дело доходит до совещания по продажам или конференц-связи на следующей неделе.
Вы также можете использовать VBA (Visual Basic для приложений) в Microsoft Outlook, чтобы создать интуитивно понятное представление календаря, которое будет отлично смотреться на вашем веб-сайте и позволит посетителям проверять повестку дня в удобное для них время, сохраняя при этом всю соответствующую информацию конфиденциальной. Если вы хотите получить техническую информацию, вы даже можете добавить собственное событие календаря или напоминание, используя код VBA. Вам просто нужно поместить курсор туда, где вы хотите разместить этот новый элемент/событие/напоминание, а затем запустить WebiCal, который представляет собой веб-интерфейс для календарей Outlook. Как только вы закончите вносить изменения через WebiCal, они сразу же станут доступны всем, кто использует Outlook.
Конечно, одной из величайших особенностей Outlook всегда были мощные инструменты управления электронной почтой. Он позволяет отправлять сообщения с множеством различных вариантов форматирования, добавлять файлы подписей и сценарии, прикреплять любые файлы по вашему желанию (больше никаких ZIP-файлов) и настраивать правила электронной почты, чтобы сообщения приходили тогда, когда они вам нужны. Если вашему бизнесу необходимо сотрудничество или обмен документами, это, безусловно, может помочь значительно улучшить ситуацию.
Это лишь некоторые из многих причин, по которым мы рекомендуем Outlook для вашей деловой электронной почты.
Если вы хотите настроить Outlook для своей личной или деловой электронной почты, наши ИТ-специалисты для малого бизнеса находятся на расстоянии одного телефонного звонка!
kujguytdrfdsfgshjfkazawze9134839640847338947038604780738038870386748GHJKGUJUKYDRSXGBB
